Hilfe 604
So schaltest du weitere Mandanten für MandantenKI frei
Du trägst in DATEV den Mitarbeiter MandantenKI beim Mandanten ein, und nach dem nächsten Abgleich steht er in der Mandantenwahl. Jeder freigeschaltete Mandant verbraucht ein Mandanten-Token aus dem Kontingent deiner Kanzlei.
- Du brauchst: den laufenden MandantenKI Sync für DATEV DMS (Hilfe 401) und Zugriff auf die Zuständigkeiten in DATEV; für Mein Plan die Rolle Admin
- Dauer: wenige Minuten in DATEV, danach bis zum nächsten Abgleich
Schritte
In DATEV „MandantenKI“ als Zuständigen eintragen
Trag in DATEV bei dem Mandanten, dessen Unterlagen in MandantenKI sollen, den Mitarbeiter MandantenKI unter den Zuständigkeiten ein. Gibt es diesen Mitarbeiter noch nicht, leg ihn in DATEV mit genau diesem Namen an.
Damit ist der Mandant freigeschaltet. In MandantenKI musst du dafür nichts anlegen.
Auf den Abgleich warten
Der MandantenKI Sync für DATEV DMS gleicht alle 15 Minuten mit DATEV ab. Beim nächsten Abgleich bemerkt er den neuen Mandanten und überträgt seine Dokumente. Beim ersten Mal dauert das je nach Menge der Dokumente länger, danach kommen nur noch Änderungen. Wann der letzte Abgleich war und wie du einen sofort anforderst, steht in Hilfe 603.
Mandanten in der Mandantenwahl finden
Klick oben links auf Alle Mandanten. Der Mandant steht mit seiner Mandantennummer in der Liste. Bei vielen Mandanten tippst du Namen oder Mandantennummer in das Suchfeld.
Steht unter dem Namen noch Keine Dokumente — noch nicht auswählbar, läuft die Übertragung noch. Sobald die ersten Dokumente da sind, kannst du den Mandanten wählen.
Prüfen, ob ein Mandant auf Kontingent wartet
Reicht das Kontingent deiner Kanzlei nicht mehr, steht der Mandant ganz unten in der Mandantenwahl unter Wartet auf Kontingent, ausgegraut und mit einer Sanduhr. Wählen kannst du ihn dann noch nicht. Er wird automatisch abgeglichen, sobald wieder Mandanten-Tokens frei sind.
Kontingent unter „Mein Plan“ ansehen
Als Admin öffnest du Einstellungen und dann Mein Plan. Im Abschnitt Mandanten-Kontingent steht, wie viele Mandanten verbraucht sind, zum Beispiel 10 von 10 Mandanten verbraucht, und darunter, welche Mandanten warten.
Mit MandantenKI +100 Mandanten nachkaufen erweiterst du das Kontingent um 100 Mandanten, siehe Hilfe 505. Die wartenden Mandanten werden danach automatisch abgeglichen, in der Reihenfolge, in der sie freigeschaltet wurden.
Ergebnis
Der Mandant steht in der Mandantenwahl, und seine Dokumente stehen im Chat zur Verfügung. Wie du darin etwas findest, steht in Hilfe 102. Neue und geänderte Dokumente aus DATEV kommen bei jedem Abgleich dazu.
Häufige Fragen
Was ist ein Mandanten-Token?
Jeder DATEV-Mandant, den deine Kanzlei freischaltet, verbraucht beim ersten Abgleich ein Mandanten-Token aus eurem Kontingent, und zwar dauerhaft. Im Starterpaket sind es 10 Mandanten, jedes Paket MandantenKI +100 Mandanten bringt 100 dazu. Benutzer kosten kein Token.
Bekomme ich das Token zurück, wenn ich die Zuständigkeit wieder herausnehme?
Nein. Der Mandant wird dann nicht mehr abgeglichen, sein Token bleibt verbraucht. Trägst du denselben Mandanten später wieder ein, kostet das kein neues Token, und seine Dokumente sind sofort wieder da.
Kostet ein Mandant etwas, solange er wartet?
Nein. Ein wartender Mandant verbraucht erst ein Token, wenn er an der Reihe ist. Nimmst du in DATEV die Zuständigkeit vorher wieder heraus, verlässt er die Warteschlange, ohne ein Token zu verbrauchen.
Verbrauchen der Musterbestand oder angehängte Dateien ein Token?
Nein. Nur DATEV-Mandanten, die deine Kanzlei freischaltet, verbrauchen ein Token. Der Musterbestand Musterholz GmbH und Dateien, die du an einen Chat hängst, kosten keins.
Warum warten alle freigeschalteten Mandanten?
Vor der ersten Zahlung gibt es keine Mandanten-Tokens. Bis sie eingegangen ist, warten alle freigeschalteten Mandanten und werden danach automatisch abgeglichen.
Warum erscheint ein freigeschalteter Mandant gar nicht?
Prüf zuerst, ob der Mitarbeiter in DATEV genau MandantenKI heißt. Dann prüf auf der Seite Installation, ob sich der MandantenKI Sync für DATEV DMS meldet (Hilfe 401, Schritt „Verbindung prüfen“). Ohne laufenden Abgleich erfährt MandantenKI nichts vom neuen Mandanten.
So prüfst du, ob die DATEV-Dokumente aktuell sind
Du siehst in der Mandantenwahl, auf der Mandantenseite und unten in der Seitenleiste, wann zuletzt Dokumente aus DATEV gekommen sind, und forderst bei Bedarf sofort einen Abgleich an.
So arbeitest du mit einer Mandantengruppe
Mehrere Mandanten werden zu einer Gruppe, mit der du in einem Chat arbeitest – etwa eine GmbH & Co. KG mit ihrer GmbH. Die Unterlagen aller Mandanten der Gruppe stehen auf einer Seite.