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So prüfst du einen Steuerbescheid
MandantenKI gleicht den Bescheid automatisch mit den Unterlagen im DATEV DMS ab und erstellt ein Prüfprotokoll mit Ampel, Einspruchsfrist und Abweichungen – dazu den Entwurf einer E-Mail an den Mandanten.
- Du brauchst: einen ausgewählten Mandanten, den Bescheid als PDF und am besten die Steuererklärung im DATEV DMS des Mandanten
- Dauer: etwa zwei Minuten, die Prüfung selbst läuft von allein
Schritte
Mandanten wählen
Klick oben links auf Alle Mandanten – oder über dem Eingabefeld auf Mandant wählen – und wähle den Mandanten, an den der Bescheid ging.
Aufgabe wählen
Klick im leeren Chat unter Aufgaben auf Bescheid prüfen. Die Aufgabe steht danach als Chip im Eingabefeld – abgeschickt ist noch nichts.
Bescheid anhängen und abschicken
Klick auf die Büroklammer (1) und wähle den Bescheid aus. Warte, bis die Datei im Eingabefeld steht (2). Schreib dazu, wann der Bescheid in der Kanzlei eingegangen ist – MandantenKI braucht das Datum für die Frist:
Bitte prüfe den angehängten Bescheid. Eingang in der Kanzlei am 17.09.2026.
Schick die Nachricht mit dem grünen Pfeil ab (3).
Statt über die Büroklammer kannst du Dateien auch ins Eingabefeld ziehen – sogar einen ganzen Ordner samt Unterordnern. Je Chat gehen höchstens 10 Dateien mit, jede bis 20 MB; Dateitypen, die MandantenKI nicht lesen kann, werden übersprungen und unter den Anhängen genannt.
Prüfprotokoll lesen
Ab jetzt arbeitet MandantenKI von allein: Es liest den Bescheid, sucht in den Unterlagen des Mandanten aus dem DATEV DMS die passende Steuererklärung und gleicht jeden Betrag des Bescheids mit ihr ab. Die Einspruchsfrist rechnet es über den Kalender. Welche Unterlagen es gefunden hat, siehst du im Chat – klick auf eine Suche, dann stehen die Dokumente mit ihren Fundstellen darunter.
Nach ein bis zwei Minuten steht das Ergebnis als Karte im Chat: Ampel, Ende der Einspruchsfrist, Zahl der Abweichungen und die Empfehlung in Kurzform. Darunter liegt der Entwurf einer E-Mail an den Mandanten.
Prüfprotokoll öffnen
Klick auf die Karte. Das Prüfprotokoll öffnet sich rechts neben dem Gespräch: oben Ampel (1) und Einspruchsfrist (2), darunter Bescheid, Finanzamt, Steuernummer, Eingang in der Kanzlei und jede Abweichung mit dem Wert aus der Erklärung, dem Wert im Bescheid und der Differenz.
Als PDF speichern
Klick oben rechts im Protokoll auf das Download-Symbol (1) und wähle Als PDF speichern (2). Für die Akte in Word wählst du Als Word-Datei speichern.
Ergebnis
Prüfprotokoll und E-Mail-Entwurf liegen beim Mandanten: in der Seitenleiste unter seinem Namen und rechts unter Erstellte Dokumente. MandantenKI versendet nichts und trägt keine Frist ein – beides bleibt bei dir. Jedes Protokoll steht unter dem Vorbehalt der Prüfung durch den Berufsträger.
So geht es weiter
Auf der Karte und im Protokoll stehen zwei Folgeaktionen: Einspruch entwerfen (1) und Vorauszahlungen anpassen. Ein Klick schreibt die passende Nachricht ins Eingabefeld (2). Abgeschickt wird erst, wenn du auf den grünen Pfeil klickst – dann entsteht der Einspruch als Brief an das Finanzamt.
Beispiel-Sätze
MandantenKI erkennt einen Bescheid auch ohne Klick unter Aufgaben – am Anhang und am Satz.
| Wofür | Satz im Chat |
|---|---|
| Bescheid prüfen | Bitte prüfe den angehängten Bescheid. Eingang in der Kanzlei am 17.09.2026. |
| Nur die Frist | Bis wann läuft die Einspruchsfrist für den angehängten Bescheid? Eingang am 17.09.2026. |
| Abgleich mit der Erklärung | Prüfe den angehängten Bescheid gegen die Körperschaftsteuererklärung 2023 des Mandanten. |
| Protokoll ändern | Ergänze im Prüfprotokoll, dass die Spendenbescheinigungen nachgereicht werden. |
Häufige Fragen
Was bedeutet die Ampel?
Grün: Der Bescheid entspricht der Erklärung, es ist keine Frist zu wahren. Gelb: Im Ergebnis richtig, aber es gibt etwas zu tun, etwa Vorauszahlungen anpassen oder Unterlagen nachreichen. Rot: Abweichung zu Ungunsten des Mandanten, ein formeller Mangel oder eine unklare Position – ein fristwahrender Einspruch wird empfohlen.
Woher kennt MandantenKI die Zahlen aus der Erklärung?
Aus den Unterlagen des Mandanten, die über den MandantenKI Sync für DATEV DMS aus dem DMS kommen – vor allem der Steuererklärung zum selben Jahr. Liegt sie dort nicht, weist das Protokoll die betroffenen Punkte als „nicht prüfbar“ aus, statt etwas zu schätzen. Du kannst die Erklärung dann zusätzlich zum Bescheid anhängen.
Wie rechnet MandantenKI die Einspruchsfrist?
Vom Datum des Bescheids über die Bekanntgabe nach vier Tagen bis zum Ende der Monatsfrist. Fällt ein Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt der Kalender ihn auf den nächsten Werktag. Den Rechenweg findest du im Protokoll – prüf ihn, bevor du die Frist einträgst.
Warum fragt MandantenKI, ob es im Internet suchen darf?
Bei einer vorläufigen Festsetzung sieht MandantenKI im aktuellen BMF-Schreiben nach, welche Punkte offen sind. Vor jeder Suche im Internet fragt es dich; in der Suche stehen keine Mandantendaten.
Was passiert mit mehreren Bescheiden für dasselbe Jahr?
Je Mandant und Jahr gibt es genau ein Prüfprotokoll. Prüfst du weitere Bescheide desselben Jahres – etwa Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Vorauszahlungen oder einen Änderungsbescheid –, kommt jeder als eigener Abschnitt in dieses Protokoll, statt ein neues anzulegen. Oben im Protokoll stehen die schlechteste Ampel aller Bescheide und die nächste offene Frist.
Kann ich das Protokoll ändern?
Ja. Die Abschnitte unter dem Kopf änderst du direkt im Protokoll, jede Änderung wird als neue Fassung gespeichert. Ampel, Frist und Abweichungen im Kopf ändert MandantenKI, wenn du es im selben Chat darum bittest.
Wird etwas an den Mandanten oder das Finanzamt geschickt?
Nein. E-Mail und Einspruch sind Entwürfe. Du lädst sie herunter oder kopierst sie und verschickst sie selbst.
So erstellst du ein PDF
Aus einem Satz im Chat wird ein Dokument mit dem Kopf deiner Kanzlei, das du bearbeiten und als PDF oder Word-Datei herunterladen kannst.
So installierst du den MandantenKI Sync für DATEV DMS
Der MandantenKI Sync für DATEV DMS läuft als Windows-Dienst auf eurem DATEV-Server und bringt die Dokumente eurer Mandanten aus dem DATEV DMS automatisch in MandantenKI.