So installierst du den MandantenKI Sync für DATEV DMS

• Du brauchst: den gebuchten MandantenKI Sync für DATEV DMS, die Rolle Admin in deiner Kanzlei und die E-Mail-Adresse eures IT-Dienstleisters
• Dein IT-Dienstleister braucht: einen Windows-Server mit DATEVconnect und Administratorrechte darauf
• Dauer: für dich zwei Minuten, für deinen IT-Dienstleister etwa 15 Minuten, dazu der erste Abgleich

Wer installiert?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Den MandantenKI Sync für DATEV DMS installiert der IT-Dienstleister deiner Kanzlei: Er kennt euren DATEV-Server und hat die Rechte dafür. Du lädst ihn nur ein, wir begleiten ihn bei der Installation – das gehört zur Einrichtung, die deine Kanzlei bestellt hat.

Hast du ausnahmsweise selbst Administratorrechte auf dem DATEV-Server, kannst du die Schritte ab setup.exe herunterladen auch ohne Einladung selbst ausführen.

So funktioniert der MandantenKI Sync für DATEV DMSLink zu diesem Abschnitt kopieren

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS ist ein kleines Programm, das als Windows-Dienst im Netz deiner Kanzlei läuft. Er liest das DATEV DMS über DATEVconnect und schickt neue und geänderte Dokumente an MandantenKI. Er baut nur ausgehende Verbindungen auf: Von außen muss niemand auf den Server zugreifen.

Alle 15 Minuten läuft ein Abgleich:

1. Der MandantenKI Sync für DATEV DMS meldet sich bei MandantenKI (Version, Zeitpunkt).
2. Er liest aus DATEV die Mandantenliste und die Zuständigkeiten. Übertragen werden nur Mandanten, bei denen MandantenKI als Zuständiger eingetragen ist.
3. Je Mandant vergleicht er die Dokumentliste im DMS mit dem Stand, den MandantenKI schon hat, und lädt nur neue oder geänderte Dateien.
4. Er überträgt sie verschlüsselt (HTTPS) als Paket an MandantenKI. Dort werden die Dokumente gelesen, verschlagwortet und für den Chat durchsuchbar gemacht.

Zwischen zwei Abgleichen fragt er alle 30 Sekunden kurz nach, ob jemand in MandantenKI auf Jetzt synchronisieren geklickt hat, und legt dann sofort los.

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS liest in DATEV nur – er ändert, verschiebt oder löscht dort nichts.

SchritteLink zu diesem Abschnitt kopieren

ErgebnisLink zu diesem Abschnitt kopieren

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS läuft als Windows-Dienst mit dem Anzeigenamen MandantenKI DATEV Sync Agent, startet mit Windows und gleicht alle 15 Minuten ab. Nach dem ersten Abgleich erscheinen die zugeordneten Mandanten in MandantenKI in der Mandantenwahl, ihre Dokumente stehen im Chat zur Verfügung.

Der erste Abgleich überträgt alle Dokumente der zugeordneten Mandanten und dauert je nach Menge Minuten bis Stunden. Danach kommen nur noch Änderungen.

Häufige FragenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Muss ich den MandantenKI Sync für DATEV DMS selbst installieren?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Nein. Das übernimmt dein IT-Dienstleister, und wir begleiten ihn dabei. Selbst installieren musst du nur, wenn du keinen IT-Dienstleister hast und Administratorrechte auf dem DATEV-Server hast.

Was bedeutet „Wartet auf deinen IT-Dienstleister“?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Dein IT-Dienstleister ist eingeladen, der MandantenKI Sync für DATEV DMS hat sich aber noch nicht bei MandantenKI gemeldet. Sobald er läuft, ist der Schritt in der Karte Einrichtung erledigt.

Welche Mandanten werden übertragen?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Nur Mandanten, bei denen in DATEV der Mitarbeiter MandantenKI als Zuständiger eingetragen ist. Neue Zuordnungen bemerkt der MandantenKI Sync für DATEV DMS beim nächsten Abgleich, eine Datenquelle in MandantenKI musst du nicht anlegen.

Im Log steht „HTTP 401“ oder „Invalid sync agent API key“Link zu diesem Abschnitt kopieren

Der API-Schlüssel ist falsch, abgelaufen oder widerrufen. Kopier ihn von der Installationsseite neu, trag ihn in der Datei .env im Installationsverzeichnis ein und starte den Dienst neu (siehe Konfiguration ändern).

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS erreicht DATEV nichtLink zu diesem Abschnitt kopieren

Prüf DATEV-Server-URL, Benutzer und Passwort in der .env. Hat euer DATEV-Server ein internes Zertifikat, setz DATEV_INSECURE=true.

Die Statuszeile bleibt bei „Noch nicht installiert“Link zu diesem Abschnitt kopieren

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS kommt nicht bei MandantenKI an. Meist blockiert eine Firewall oder ein Proxy ausgehendes HTTPS zu app.mandanten.ki. Im Log datev-sync-agent-service.out.log steht dann ein Verbindungsfehler.

Die Statuszeile zeigt „Meldet sich nicht“Link zu diesem Abschnitt kopieren

Der MandantenKI Sync für DATEV DMS hat sich seit mehr als 24 Stunden nicht gemeldet. Prüf, ob der Dienst läuft (Get-Service datev-sync-agent) und ob der Server MandantenKI erreicht.

Wie spiele ich ein Update ein?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Zeigt die Statuszeile Update verfügbar, lad die neue setup.exe von der Installationsseite und führ sie auf dem Server aus. Die Konfiguration bleibt erhalten, der Dienst startet von selbst neu.

Wie entferne ich den MandantenKI Sync für DATEV DMS?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Über Einstellungen → Apps in Windows oder im Startmenü unter MandantenKI → DATEV Sync Agent deinstallieren. Der Uninstaller fragt, ob die .env mit dem API-Schlüssel ebenfalls gelöscht werden soll.

Für IT-DienstleisterLink zu diesem Abschnitt kopieren

Netzwerk und SicherheitLink zu diesem Abschnitt kopieren

• Keine eingehenden Ports, kein VPN, keine Zugangsdaten zum Speicher auf dem Server: Dateien laufen über app.mandanten.ki.
• Der API-Schlüssel gehört zu genau einer Kanzlei. Was der MandantenKI Sync für DATEV DMS schickt, landet nur bei ihr.
• Die .env enthält API-Schlüssel und DATEV-Passwort im Klartext. Gib das Installationsverzeichnis nur Administratoren frei.
• Der Dienst läuft unter dem Konto Lokales System.

RessourcenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Gemessen mit Version 0.3.0 gegen einen DATEV-Simulator:

Plan 0,5–1 GB Arbeitsspeicher für den MandantenKI Sync für DATEV DMS ein, das reicht auch für große Scans.

Dateien und DienstLink zu diesem Abschnitt kopieren

C:\mandantenki\datev-sync-agent\
├── datev-sync-agent.exe                    # das Programm
├── datev-sync-agent-service.exe            # Dienst-Hülle (WinSW)
├── datev-sync-agent-service.xml            # Dienst-Definition
├── .env                                    # Konfiguration
├── uninstall.exe
└── datev-sync-agent-service.*.log          # Logs

Den Dienst steuerst du in einer PowerShell als Administrator im Installationsverzeichnis:

.\datev-sync-agent-service.exe status     # läuft er?
.\datev-sync-agent-service.exe restart    # nach einer Änderung der .env
.\datev-sync-agent-service.exe stop
.\datev-sync-agent-service.exe start

LogsLink zu diesem Abschnitt kopieren

Die Logs liegen im Installationsverzeichnis. Jede Datei wird bei 10 MB rotiert, acht ältere bleiben erhalten.

Jede Zeile hat Zeitpunkt, Stufe und Meldung, z. B.:

timestamp=2026-10-06T12:18:46.259Z level=INFO fiber=#0 message="Sync package '…' for data source '…' completed: 8 delta file(s), 33 unchanged, 0 failed document(s), import job '…'."

Diese Meldungen helfen bei der Fehlersuche:

Schickst du uns eine Anfrage an den Support, häng bitte datev-sync-agent-service.out.log und datev-sync-agent-service.err.log an.

Konfiguration ändernLink zu diesem Abschnitt kopieren

Die Konfiguration steht in der Datei .env im Installationsverzeichnis, eine Zeile je Wert (NAME=wert, UTF-8). Nach jeder Änderung den Dienst neu starten: .\datev-sync-agent-service.exe restart. Ein Update mit der setup.exe lässt die .env unverändert.

Werte mit Umlauten oder Sonderzeichen nimmt die Maske des Installers nicht an. Trag sie nach der Installation direkt in die .env ein.

Alle KonfigurationswerteLink zu diesem Abschnitt kopieren

Pflicht

Optional

Leere Einträge (NAME=) gelten als nicht gesetzt, dann greift der Standard.

Fest eingestellt und nicht änderbar: Abfrage auf Jetzt synchronisieren alle 30 Sekunden, bis zu drei Uploads gleichzeitig mit je zwei Wiederholungen.

Ohne Dienst testenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Für die Fehlersuche lässt sich ein einzelner Abgleich im Vordergrund starten. Stopp vorher den Dienst, damit er nicht zweimal gleichzeitig läuft:

cd C:\mandantenki\datev-sync-agent
.\datev-sync-agent-service.exe stop
$env:SYNC_AGENT_RUN_ONCE = "true"
.\datev-sync-agent.exe
.\datev-sync-agent-service.exe start

Die Ausgabe erscheint direkt im Fenster: erst die Startzeile, dann je Mandant eine Zeile Sync package … completed.