Hilfe 602
So siehst du alle Unterlagen eines Mandanten
Du siehst auf der Mandantenseite seine Dokumente aus dem DATEV DMS, die hochgeladenen Dateien und die erstellten Dokumente, durchsuchst alle auf einmal und löschst eine falsch hochgeladene Datei.
- Du brauchst: einen Mandanten, den du in der Mandantenwahl auswählen kannst. Wie du ihn wählst, steht in Hilfe 101.
- Dauer: etwa eine Minute
Schritte
Mandantenseite öffnen
Wähl den Mandanten aus. Klick dann in der Seitenleiste auf seine Nummer und seinen Namen über seinen Chats und Dokumenten.
Dokumente aus dem DATEV DMS ansehen
Oben steht der Abschnitt DATEV DMS. Die Dokumente sind nach Ordner und Register gegliedert, wie im DATEV DMS, zum Beispiel der Ordner Dauerakte mit dem Register Verträge. Jede Zeile nennt den Titel, darunter die Klasse und das Datum der letzten Änderung in DATEV. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument in einem neuen Tab in DATEV; dafür brauchst du deinen DATEV-Zugang.
Unter dem Titel DATEV DMS steht das letzte Dokument, das aus DATEV gekommen ist. Was das Häkchen daneben bedeutet, steht in Hilfe 603.
Hochgeladene Dateien und erstellte Dokumente ansehen
Scroll nach unten. Unter Hochgeladene Dateien (1) stehen die Dateien, die in Chats zu diesem Mandanten angehängt wurden, die neueste oben, mit dem Namen der Person, die sie hochgeladen hat, und dem Datum. Unter Erstellte Dokumente (2) steht, was der Assistent für den Mandanten geschrieben hat, etwa Briefe und Notizen, das zuletzt geänderte oben. Ein Klick auf ein Dokument öffnet es.
In allen Unterlagen suchen
Tipp einen Begriff in das Feld Dateien durchsuchen … über den Abschnitten, zum Beispiel:
Pachtvertrag
Die Suche filtert alle drei Abschnitte zugleich: im DATEV DMS nach Titel, Klasse, Ordner und Register, bei den hochgeladenen Dateien nach Dateiname und Person, bei den erstellten Dokumenten nach Titel. Findet ein Abschnitt nichts, steht dort Keine Treffer; Suche leeren zeigt wieder alles.
Falsche Datei löschen
Ist eine Datei beim falschen Mandanten gelandet, fahr mit der Maus über ihre Zeile unter Hochgeladene Dateien. Am Ende der Zeile erscheint der Papierkorb. Klick darauf.
Bestätige die Frage Datei löschen? mit Löschen. Die Datei ist danach für alle in der Kanzlei endgültig gelöscht, und der Assistent findet sie nicht mehr. Hänge sie im Chat des richtigen Mandanten erneut an, siehe Hilfe 103.
Ergebnis
Du siehst auf einer Seite alles, was MandantenKI zu dem Mandanten hat, und weißt, worauf sich der Assistent in seinen Antworten stützt. Eine falsch zugeordnete Datei ist weg.
Häufige Fragen
Warum kann ich ein Dokument aus dem DATEV DMS nicht löschen?
Die Dokumente aus dem DATEV DMS gehören in DATEV. MandantenKI zeigt sie, löscht sie aber nicht; löschen kannst du hier nur Dateien, die im Chat hochgeladen wurden. Löschen darf jeder in der Kanzlei, egal wer die Datei hochgeladen hat.
Bleibt eine gelöschte Datei im Chat stehen?
Ja. Die Kachel der Datei bleibt an der Nachricht stehen, an der sie hing. Der Assistent findet die Datei aber nicht mehr, auch nicht in diesem Chat.
Warum öffnet sich ein Dokument nicht in DATEV?
Eine Zeile ohne Pfeil am Ende hat keinen Verweis auf DATEV. Das gilt für alle hochgeladenen Dateien und für Dokumente aus DATEV, zu denen MandantenKI keine Kennung hat.
Was sehe ich beim Testmandanten Musterholz GmbH?
Seine Dokumente aus dem DATEV DMS und nur die Dateien, die in deiner Kanzlei hochgeladen wurden. Eine andere Kanzlei sieht deine Dateien nicht, du siehst ihre nicht.
Wie sehe ich die Unterlagen mehrerer Mandanten zusammen?
Fass die Mandanten zu einer Mandantengruppe zusammen. Die Gruppenseite führt die Unterlagen aller Mandanten der Gruppe in einer Liste zusammen, siehe Hilfe 601.
So ordnest du deine Chats: wiederfinden, umbenennen, speichern, löschen
Du findest einen früheren Chat in der Seitenleiste wieder, legst ihn als Favoriten oben ab, gibst ihm einen eigenen Titel, speicherst ihn als Word-Datei oder löschst ihn.
So prüfst du, ob die DATEV-Dokumente aktuell sind
Du siehst in der Mandantenwahl, auf der Mandantenseite und unten in der Seitenleiste, wann zuletzt Dokumente aus DATEV gekommen sind, und forderst bei Bedarf sofort einen Abgleich an.