Hilfe 203
So schreibst du einen Brief an Mandant oder Finanzamt
Aus einem Satz im Chat wird ein Brief nach DIN 5008 mit Anschriftfeld, Absender und Fußzeile deiner Kanzlei, den du anpasst und als PDF oder Word-Datei speicherst.
- Du brauchst: einen ausgewählten Mandanten sowie Name und Anschrift des Empfängers
- Dauer: etwa zwei Minuten
Schritte
Mandanten wählen
Klick oben links auf Alle Mandanten oder über dem Eingabefeld auf Mandant wählen und wähle den Mandanten, zu dem der Brief gehört. Wie die Mandantenwahl im Einzelnen funktioniert, steht in Hilfe 101.
Im Chat sagen, wem du schreibst und worum es geht
Beginne mit Schreibe einen Brief an und nenne den Empfänger mit Anschrift und dein Anliegen. Zum Beispiel:
Schreibe einen Brief an die Gärtnerei Sonnenhof GmbH, zu Händen Herrn Jonas Beispiel, Musterweg 8, 12345 Musterstadt: Für den Jahresabschluss 2025 fehlen uns noch die Kontoauszüge für Dezember 2025 und die Inventurliste zum 31.12.2025. Bitte um Zusendung bis zum 30.10.2026.
Schick den Satz ab: mit der Eingabetaste oder dem grünen Pfeil rechts unten.
Brief öffnen
Klick im Chat auf die Karte mit dem Titel und dem Wort Brief (1). Der Brief öffnet sich rechts als A4-Blatt. Im Anschriftfeld (2) steht klein die Absenderzeile deiner Kanzlei, darunter der Empfänger. Rechts daneben steht das Datum, darunter folgen der Betreff in fetter Schrift, die Anrede, der Text und der Gruß.
Text anpassen
Tippe direkt im Text des Briefs, wenn du etwas ändern willst. Jede Änderung wird automatisch als neue Version gespeichert. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht.
Von Hand änderst du nur den Text zwischen Anrede und Gruß. Empfänger, Betreff, Anrede und Gruß ändert der Assistent für dich: Schreib im selben Chat zum Beispiel „Ändere im Brief den Betreff in …“.
Fußzeile prüfen
Roll im Blatt nach unten. Am unteren Rand steht die Fußzeile mit Berufsbezeichnung, Steuerberaterkammer und USt-IdNr. deiner Kanzlei. Fußzeile und Absenderzeile kommen aus den Angaben deiner Kanzlei, nicht aus dem Brief.
Herunterladen
Klick unter dem Blatt auf Herunterladen und wähle im Menü Als PDF speichern. Wer in Word weiterschreiben will, wählt Als Word-Datei speichern.
Ergebnis
Der Brief liegt als Datei in deinem Download-Ordner. Im PDF sitzt das Anschriftfeld dort, wo ein Fensterumschlag sein Fenster hat.
Der Brief selbst bleibt beim Mandanten gespeichert: in der Seitenleiste unter seinem Namen und auf seiner Mandantenseite (Klick auf den Mandantennamen) im Abschnitt Erstellte Dokumente.
Beispiel-Sätze
Nenne Empfänger, Anschrift und Anliegen im selben Satz. Dann muss der Assistent nicht nachfragen.
| Wofür | Satz im Chat |
|---|---|
| Unterlagen beim Mandanten anfordern | Schreibe einen Brief an die Gärtnerei Sonnenhof GmbH, zu Händen Herrn Jonas Beispiel, Musterweg 8, 12345 Musterstadt: Für den Jahresabschluss 2025 fehlen uns noch die Kontoauszüge für Dezember 2025 und die Inventurliste zum 31.12.2025. Bitte um Zusendung bis zum 30.10.2026. |
| Fristverlängerung beim Finanzamt | Schreibe einen Brief an das Finanzamt Musterstadt, Musterallee 1, 12345 Musterstadt: Wir bitten für die Gärtnerei Sonnenhof GmbH um Fristverlängerung für die Körperschaftsteuererklärung 2025 bis zum 30.11.2026, weil die Inventurliste noch fehlt. |
| Betreff ändern | Ändere im Brief den Betreff in „Unterlagen für den Jahresabschluss 2025“. |
| Empfänger ändern | Ändere im Brief den Empfänger: Frau Erika Beispiel statt Herrn Jonas Beispiel, die Anschrift bleibt. |
Häufige Fragen
Woher kommen Absender und Fußzeile?
Aus den Angaben deiner Kanzlei: Name und Anschrift für die Absenderzeile, Berufsbezeichnung, Steuerberaterkammer und USt-IdNr. für die Fußzeile. Ein Admin deiner Kanzlei pflegt sie in den Einstellungen auf der Seite Kanzlei (Hilfe 404). Ändert er sie, zeigen auch ältere Briefe beim nächsten Öffnen die neuen Angaben.
Warum fehlt die Fußzeile oder die Anschrift der Kanzlei?
Dann sind die Angaben deiner Kanzlei noch nicht vollständig. Der Brief wird trotzdem geschrieben, die fehlende Zeile bleibt leer. Bitte einen Admin deiner Kanzlei, die Angaben auf der Seite Kanzlei zu ergänzen.
Warum ist ein Dokument entstanden statt eines Briefs?
Weil im Satz niemand angeschrieben wird. Ohne Empfänger legt MandantenKI ein Dokument mit dem Kopf deiner Kanzlei an, aber ohne Anschriftfeld. Wie du damit arbeitest, steht in Hilfe 201.
Kann ich Empfänger oder Betreff von Hand ändern?
Nein. Von Hand änderst du den Text des Briefs. Empfänger, Betreff, Anrede und Gruß ändert der Assistent, wenn du es ihm im selben Chat sagst. Dabei entsteht eine neue Version, die alte bleibt erhalten. Wie du eine ältere Version zurückholst, steht in Hilfe 205.
So erstellst du ein PDF
Aus einem Satz im Chat wird ein Dokument mit dem Kopf deiner Kanzlei, das du bearbeiten und als PDF oder Word-Datei herunterladen kannst.
So entwirfst du eine E-Mail an den Mandanten
Aus einem Satz im Chat wird ein E-Mail-Entwurf mit Empfänger, Betreff und Text, den du prüfst und als E-Mail-Datei in deinem Mailprogramm öffnest.