Hilfe 702
So sind die Daten deiner Kanzlei getrennt: wer was sieht
Deine Chats siehst nur du, Mandanten, Dateien und Dokumente teilst du mit deiner Kanzlei, eine andere Kanzlei sieht nichts davon, und unser Team liest einen Chat nur in zwei Fällen.
- Für wen: alle in der Kanzlei, besonders vor dem ersten Hochladen
- Dauer: drei Minuten zum Lesen
Diese Seite ist keine Schritt-für-Schritt-Anleitung, sondern eine Übersicht: Es gibt nichts einzustellen. Sie erklärt, wer in MandantenKI was sieht.
Auf einen Blick
| Was | Du | Kollegen deiner Kanzlei | IT-Dienstleister | eine andere Kanzlei |
|---|---|---|---|---|
| deine Chats | ja | nein | nein | nein |
| Mandanten und ihre Dokumente aus dem DATEV DMS | ja | ja | nein | nein |
| Dateien, die du an einen Chat hängst | ja | ja, beim Mandanten | nein | nein |
| Briefe, E-Mails, Notizen und andere erstellte Dokumente | ja | ja, beim Mandanten | nein | nein |
| Mandantengruppen | ja | ja | nein | nein |
| Mein Plan, Einstellungen | als Admin | nur Admins | nur Installation | nein |
Deine Chats
Deine Chats siehst nur du. In der Seitenleiste stehen nur deine eigenen Chats, und auch ein Admin deiner Kanzlei kann sie nicht öffnen. Das gilt ebenso für Chats zu einer Mandantengruppe.
Was in einem Chat entsteht, gehört dagegen zum Mandanten: Eine Datei, die du anhängst, und ein Dokument, das der Assistent schreibt, stehen danach auf der Seite des Mandanten und damit für alle in deiner Kanzlei. Willst du den Inhalt eines Chats weitergeben, speichere ihn als Word-Datei, siehe Hilfe 105.
Was deine Kanzlei gemeinsam hat
Alle in deiner Kanzlei arbeiten mit denselben Mandanten:
- Mandanten und DATEV-Dokumente: Jeder Mandant, den ihr in DATEV für MandantenKI freischaltet, steht in der Mandantenwahl aller Kolleginnen und Kollegen, siehe Hilfe 604.
- Angehängte Dateien: Der Assistent findet eine Datei in jedem Chat zu diesem Mandanten, auch in den Chats deiner Kollegen, und sie steht auf der Mandantenseite unter Hochgeladene Dateien, siehe Hilfe 103 und Hilfe 602.
- Erstellte Dokumente: Briefe, E-Mails, Notizen, Präsentationen und Visualisierungen stehen beim Mandanten. Ändern und löschen kann sie jeder in der Kanzlei, siehe Hilfe 205.
- Mandantengruppen: Eine Gruppe, die jemand anlegt, sehen und nutzen alle in der Kanzlei, siehe Hilfe 601.
Nur Admins sehen die Einstellungen, also auch Mein Plan mit Vertrag und Rechnungen.
Der IT-Dienstleister
Euer IT-Dienstleister installiert den MandantenKI Sync für DATEV DMS. Er sieht dafür nur die Seite Installation mit der Anleitung und dem API-Schlüssel eurer Kanzlei und seine eigene Seite Mein Konto. Chats, Mandanten, Dokumente und Mein Plan sieht er nicht. Wie ihr ihn einladet, steht in Hilfe 401.
Andere Kanzleien
Eine andere Kanzlei sieht nichts von euch: keine Chats, keine Mandanten, keine Dateien, keine Dokumente, keine Gruppen. Die Datenbank trennt die Daten jeder Kanzlei, nicht erst die Oberfläche.
Die einzige gemeinsame Ausnahme ist der Musterbestand Musterholz GmbH: Er gehört uns und steht in jeder Kanzlei zum Ausprobieren. Hängst du dort eine Datei an, sieht sie nur deine Kanzlei.
Wann unser Team einen Chat liest
Unser Team liest einen Chat in zwei Fällen:
- Du teilst ihn beim Feedback. Gibst du über das Menü des Chats Chat war hilfreich oder Chat war nicht hilfreich, ist im Dialog der Schalter Chat mit dem Team teilen schon eingeschaltet. Lässt du ihn so und klickst auf Feedback senden, darf unser Team genau diesen Chat lesen, um dein Feedback nachzuvollziehen. Fortsetzen kann es ihn nicht. Willst du den Chat nicht teilen, schalte den Schalter vor dem Senden aus.
- Eure Kanzlei ist noch in der Testphase. Solange ihr nicht bestellt habt, kann unser Team die Chats eurer Kanzlei lesen, um zu sehen, wie MandantenKI in der Testphase genutzt wird. Sobald ihr bestellt habt, gilt das nicht mehr, auch nicht nach einer Kündigung.
Für den Betrieb hat unser Team außerdem Zugriff auf die Verwaltung der Mandanten und ihrer Dokumente, etwa wenn ein Dokument nicht verarbeitet wurde. Wofür wir eure Daten verarbeiten dürfen, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), siehe Hilfe 405.
Häufige Fragen
Kann ich einen Chat mit einer Kollegin teilen?
Nur wenn im Menü des Chats der Eintrag Chat teilen steht; das Teilen ist im Standard ausgeschaltet. Sonst speicherst du den Chat mit Als Word-Datei speichern und gibst die Datei weiter, siehe Hilfe 105.
Sieht meine Kollegin, dass ich eine Datei angehängt habe?
Sie sieht die Datei auf der Seite des Mandanten unter Hochgeladene Dateien, und der Assistent findet sie auch in ihren Chats zu diesem Mandanten. Deinen Chat, in dem du sie angehängt hast, sieht sie nicht.
Ich habe Feedback gesendet und vergessen, den Schalter auszuschalten.
Dann darf unser Team diesen einen Chat lesen. Willst du das zurücknehmen, öffne im Menü des Chats noch einmal den Eintrag deines Feedbacks, schalte Chat mit dem Team teilen aus und klick auf Feedback senden. Danach ist der Chat nicht mehr mit uns geteilt.